Wysyłasz wiadomość: „Dzień dobry, proszę o wycenę strony internetowej” i czekasz na konkrety. A potem dostajesz kilka ofert, które różnią się tak, jakby każda firma czytała inny brief. Jedna wycenia prostą wizytówkę, druga rozbudowany serwis z osobnymi stronami usług, przygotowaniem treści i przebudową starej witryny. Problem nie zawsze leży w cenie. Często po prostu każdy wykonawca inaczej rozumie hasło „strona firmowa”.

Tu właśnie przydaje się brief strony internetowej. Nie musi być technicznym elaboratem, instrukcją dla programisty ani dokumentem grubszym od menu w restauracji. Ma jasno opisać, po co powstaje strona, kto będzie z niej korzystał, co ma się na niej znaleźć i jakie działanie ma wykonać użytkownik. Dzięki temu łatwiej porównać oferty po rzeczywistym zakresie, a nie tylko po kwocie na dole maila.

Po co w ogóle robić brief przed wysłaniem zapytania?

Brief to opis zamówienia i punkt wyjścia do wyceny. Nie zastępuje umowy ani pełnej specyfikacji technicznej, ale pozwala wykonawcy zrozumieć, co ma powstać. Bez niego zapytanie „potrzebuję nowej strony” zostawia mnóstwo niewiadomych: ile będzie podstron, kto przygotuje teksty, czy trzeba przenieść starą zawartość, jakie funkcje są potrzebne i co ma się wydarzyć po uruchomieniu.

Warto wysłać ten sam dokument wszystkim firmom, od których chcesz otrzymać ofertę. Wtedy każda ma podobny punkt startowy. Nadal możesz dostać różne propozycje, bo wykonawcy mogą inaczej podejść do projektu, ale łatwiej sprawdzisz, z czego wynikają różnice.

Brief to nie dokument dla programisty

Nie musisz znać nazw systemów, wtyczek ani technologii. W briefie opisujesz potrzeby firmy, odbiorców i oczekiwane działanie strony. Dobór narzędzi zostawiasz wykonawcy, o ile dobrze przedstawisz problem do rozwiązania. Zamiast pisać „potrzebuję konkretnego modułu”, napisz, co ma zrobić klient i co ma się potem wydarzyć. To prostsze i zwykle bardziej użyteczne.

Brief strony internetowej — co wpisać krok po kroku

Dobry brief strony internetowej nie musi być długi, ale powinien obejmować kilka obszarów. Na początku przedstaw firmę: czym się zajmuje, jakie usługi lub produkty oferuje, gdzie działa i dlaczego chce stworzyć albo przebudować stronę. Napisz też, co dziś nie działa. Może obecna witryna jest nieaktualna, trudna w edycji albo nie prowadzi użytkownika do kontaktu.

Cel strony i odbiorcy

Opisz, po co stronie jest potrzebna. Czy ma przede wszystkim prezentować ofertę, ułatwiać kontakt, zbierać zapytania, wspierać sprzedaż, umożliwiać zakup, czy przekazywać konkretne informacje? Cel nie musi brzmieć jak hasło z prezentacji marketingowej. Wystarczy zwykłe zdanie: „Chcemy, żeby osoba zainteresowana usługą szybko sprawdziła zakres oferty i wysłała zapytanie”.

Wskaż głównych odbiorców. Jeśli różne grupy mają inne pytania lub potrzeby, zaznacz to osobno. Inaczej może korzystać ze strony osoba szukająca usługi, inaczej obecny klient szukający pliku, a jeszcze inaczej ktoś, kto chce skontaktować się z firmą w konkretnej sprawie. Im lepiej wykonawca rozumie tych użytkowników, tym łatwiej zaproponować sensowny zakres strony.

Zakres podstron jako proste drzewo

Nie poprzestawaj na haśle „strona firmowa”. Rozpisz zakres jako proste drzewo, na przykład: strona główna, oferta, osobne strony usług, o firmie, realizacje, kontakt oraz inne elementy potrzebne w procesie firmy. Przy każdej pozycji dopisz, jaki rodzaj treści ma się znaleźć i w jakim stanie są materiały.

Możesz użyć prostego oznaczenia:

• gotowe — teksty i materiały są przygotowane;
• do poprawy — coś istnieje, ale wymaga uporządkowania;
• do przygotowania — materiał ma powstać po stronie wykonawcy albo firmy;
• brak — trzeba ustalić, czym go zastąpić.

Takie rozpisanie od razu pokazuje, że „jedna podstrona usługi” może oznaczać coś zupełnie innego niż kilka osobnych stron z tekstami, zdjęciami i dodatkowymi elementami. W briefie dodaj też termin, zakładany budżet, osoby akceptujące projekt oraz sposób podejmowania decyzji. Nie chodzi o urządzanie wielkiej procedury. Chodzi o to, żeby wykonawca wiedział, kto odpowiada za informacje i kto może powiedzieć: „tak, to jest gotowe”.

Jak opisać funkcje bez technobełkotu

Najłatwiejszy schemat brzmi: kto korzysta ze strony, co chce zrobić, jakie dane podaje i co dzieje się później. Taki opis jest zrozumiały nawet wtedy, gdy nie masz pojęcia, jak dana funkcja zostanie zbudowana.

Scenariusz zamiast nazwy funkcji

Zamiast „potrzebujemy modułu rezerwacji” napisz: „Klient wybiera usługę i termin, podaje swoje dane, otrzymuje potwierdzenie, a pracownik widzi rezerwację w swoim kalendarzu”. Zamiast „formularz leadowy” wystarczy: „Osoba zainteresowana ofertą wpisuje dane i opisuje potrzebę, a wiadomość trafia do wskazanej osoby w firmie”.

Tak samo opiszesz pobieranie pliku, zakup produktu, wysłanie zapytania czy przekazanie danych do innego systemu. Jeśli formularz ma zbierać dane, strona ma zapisywać rezerwacje albo łączyć się z innym narzędziem, opisz cały przepływ i ustal z wykonawcą odpowiedzialność za konfigurację oraz dokumenty formalne.

Rozdziel funkcje konieczne na start od pomysłów opcjonalnych. To ważne, bo lista życzeń potrafi rosnąć szybciej niż liczba zakładek w przeglądarce. Jasny podział ogranicza przypadkowe rozszerzanie zakresu i ułatwia rozmowę o tym, co naprawdę musi znaleźć się w pierwszej wersji.

Kto ma zarządzać stroną po uruchomieniu?

Napisz, kto będzie dodawać i poprawiać treści oraz jakie czynności ma wykonywać. Czy jedna osoba ma publikować teksty, czy kilka osób ma pracować nad różnymi częściami strony? W WordPressie można różnicować uprawnienia użytkowników, dlatego warto ustalić to przed wdrożeniem, a nie dopiero wtedy, gdy każdy ma dostęp do wszystkiego.

W briefie wskaż potrzebne dostępy, ale nie wpisuj haseł. Wystarczy informacja, kto jest właścicielem domeny, hostingu, poczty i narzędzi analitycznych oraz jakie dostępy mogą być potrzebne. Same dane dostępowe powinny trafić do wykonawcy bezpiecznym kanałem.

Materiały do strony: co przygotować, a czego nie trzeba mieć gotowego

Przed wysłaniem zapytania zbierz wszystko, co pomoże zrozumieć firmę i zakres prac: listę usług lub produktów, obszar działania, dane kontaktowe, logo, kolory, zdjęcia, istniejące teksty i materiały ofertowe. Dodaj adres obecnej strony oraz informacje o domenie, hostingu i poczcie.

Nie musisz mieć idealnych tekstów i zdjęć. Ważniejsze jest uczciwe oznaczenie, co już masz, co wymaga poprawy, a co ma przygotować wykonawca. Dzięki temu wycena briefu do wyceny strony nie będzie oparta na cichym założeniu, że firma dostarczy komplet materiałów „jakoś po drodze”.

Tabela materiałów: mam, poprawić czy dopiero przygotować?

Przy każdej podstronie dopisz stan materiałów. Prosta tabela wystarczy:

Element	Stan materiału	Odpowiedzialność
Tekst usługi	gotowy, do poprawy lub brak	firma albo wykonawca
Zdjęcia	gotowe, do wymiany lub brak	firma albo wykonawca
Logo i kolory	dostępne albo do przygotowania	firma albo wykonawca

Dodaj przykłady stron, które podobają się firmie. Traktuj je jako wskazówkę dotyczącą oczekiwań, a nie projekt do skopiowania. Możesz zaznaczyć, co konkretnie jest trafione: układ oferty, sposób prezentacji usług, prosty kontakt albo czytelna nawigacja.

Dostępy i własność zasobów

W briefie wskaż, kto ma dostęp do domeny, hostingu, poczty i obecnej strony. Nie przekazuj haseł w zwykłym dokumencie. Przy przebudowie warto też zaznaczyć, jakie pliki i treści znajdują się na starej stronie oraz co ma zostać zachowane.

Sprawdź prawa do zdjęć, grafik i tekstów. Samo posiadanie pliku albo zdjęcia nie musi oznaczać prawa do publikacji i wykorzystania komercyjnego. Nie zakładaj, że materiał znaleziony w Google, na stronie konkurencji lub w mediach społecznościowych można po prostu pobrać i użyć u siebie. Przy zdjęciach osób trzeba uwzględnić także zgodę na wykorzystanie wizerunku.

Dlaczego oferty tak bardzo się różnią?

Najczęściej dlatego, że wykonawcy wcale nie wyceniają tej samej strony. Jedna oferta może obejmować kilka prostych podstron i materiały dostarczone przez klienta. Druga może zawierać osobne strony usług, przygotowanie treści, zdjęcia, migrację starej witryny, integracje, konfigurację poczty, przekierowania i opiekę po uruchomieniu.

Porównuj zakres, nie samą kwotę

Przy porównywaniu ofert sprawdź przede wszystkim:

• liczbę i rodzaj podstron;
• funkcje oraz scenariusze działania użytkownika;
• przygotowanie lub poprawę tekstów i zdjęć;
• migrację treści ze starej strony;
• konfigurację poczty i ewentualnych integracji;
• możliwość samodzielnej edycji oraz zakres potrzebnych uprawnień;
• opiekę po uruchomieniu i obowiązki, które zostają po stronie firmy.

Dopytaj o elementy niewymienione wprost. Nie zakładaj, że skoro coś wydaje się oczywiste, na pewno jest w cenie. Właśnie takie założenia potrafią później wywrócić zakres projektu.

Stara strona i adresy URL

Przebudowa nie zaczyna się od pustej kartki, jeśli firma ma już stronę. Wskaż, które stare podstrony i pliki mają zostać zachowane, zastąpione albo usunięte. Jeśli zmienią się adresy URL, trzeba zaplanować przekierowania ze starych adresów na odpowiednie nowe. Nie warto kierować wielu starych adresów do jednej, niepowiązanej strony głównej. W briefie zapisz też, kto odpowiada za sprawdzenie starej zawartości i przygotowanie migracji.

Gotowy wzór briefu i ostatnia kontrola przed wysłaniem

Na końcu możesz zebrać brief w prosty dokument. Wpisz: nazwę firmy i opis oferty, cel strony, odbiorców, zakres podstron, funkcje opisane scenariuszami, dostępne materiały, stan obecnej strony, informacje o domenie i hostingu, osoby odpowiedzialne, termin, budżet oraz oczekiwania dotyczące opieki po uruchomieniu.

Dodaj sekcję „funkcje”, w której przy każdej pozycji odpowiesz na cztery pytania: kto korzysta, co robi, jakie dane podaje i co dzieje się później. Dołącz tabelę materiałów z oznaczeniami „mam”, „do poprawy”, „nie mam” i „przygotuje wykonawca”. Przy przebudowie opisz los starej strony, plików i adresów URL. Taki dokument nie musi być piękny. Ma być czytelny i użyteczny.

Mini-checklista przed wysłaniem

Przed wysłaniem briefu sprawdź:

• czy opisano cel strony i głównych odbiorców;
• czy zakres podstron jest rozpisany, a nie ukryty pod hasłem „strona firmowa”;
• czy funkcje opisano językiem scenariuszy, bez zgadywania technologii;
• czy wiadomo, które materiały są gotowe, a które ma przygotować wykonawca;
• czy wskazano osoby decyzyjne i sposób późniejszej edycji strony;
• czy wykonawcy dostaną dokładnie ten sam zakres do wyceny;
• czy przy przebudowie opisano starą stronę, pliki, domenę i adresy URL;
• czy sprawdzono prawa do zdjęć, grafik i tekstów;
• czy w dokumencie nie ma haseł ani innych danych dostępowych;
• czy przy formularzach, rezerwacjach i integracjach opisano przepływ danych oraz odpowiedzialność za konfigurację.

Dobry brief strony internetowej nie musi być długi ani techniczny. Powinien jednak jasno pokazywać cel, odbiorców, zakres, funkcje, materiały i odpowiedzialność. To właśnie wspólny punkt wyjścia pozwala sensownie porównywać oferty, bo widzisz nie tylko końcową kwotę, ale też to, co faktycznie ma zostać zrobione. Warto zadbać o prawa do materiałów, bezpieczne przekazywanie dostępów i plan dla starej strony, jeśli projekt jest przebudową. Masz stronę, sklep albo materiały graficzne, które proszą się o ogarnięcie? Napisz do INB Marketing i zobaczymy, co da się z tym sensownie zrobić.