Profil Firmy Google biura sprzedaży jest jednym z punktów kontaktu między inwestycją a osobami, które szukają informacji w wyszukiwarce lub Google Maps. Może być obsługiwany przez dewelopera, pracowników, zespół marketingu i zewnętrzną agencję. Im więcej osób uczestniczy w pracy, tym ważniejsze staje się jasne określenie, kto ma dostęp, jaki zakres uprawnień otrzymuje i kto odpowiada za jego odebranie.
Uporządkowane dostępy do Profilu Firmy Google dewelopera nie są wyłącznie kwestią techniczną. Wpływają na aktualność danych biura sprzedaży, obsługę opinii, publikowanie informacji oraz możliwość sprawnego reagowania na zmiany. W tym artykule wyjaśniamy różnice między właścicielem, właścicielem podstawowym i menedżerem, pokazujemy, jak współpracować z agencją bez udostępniania hasła oraz co zrobić, gdy profil pozostaje pod kontrolą byłego pracownika albo innego podmiotu.
Dlaczego deweloper powinien kontrolować Profil Firmy Google biura sprzedaży
Profil związany z inwestycją powinien przedstawiać rzeczywiste biuro sprzedaży lub biuro leasingu, a nie pojedynczy lokal. Zgodnie z przekazanymi wytycznymi Google takie biura mogą kwalifikować się do weryfikacji, natomiast mieszkania, puste lokale i inne lokale przeznaczone na sprzedaż nie są odrębnymi kwalifikowanymi profilami. Dlatego przed utworzeniem kolejnej wizytówki warto sprawdzić, czy dotyczy ona rzeczywistego, uprawnionego biznesu.
Deweloper powinien zachować kontrolę nad profilem, ponieważ to firma odpowiada za sposób prezentowania biura sprzedaży i za ciągłość dostępu. Pracownik lub agencja mogą wykonywać zadania operacyjne, ale nie powinno być tak, że po zakończeniu współpracy firma nie ma możliwości zarządzania użytkownikami albo odzyskania profilu. Jasny podział odpowiedzialności ułatwia także ustalenie, kto aktualizuje informacje, odpowiada na opinie i reaguje na pytania potencjalnych klientów.
Role w Profilu Firmy Google: właściciel, właściciel podstawowy i menedżer
Google przewiduje przede wszystkim role właściciela i menedżera. Profil może mieć wielu właścicieli, ale tylko jeden z nich jest właścicielem podstawowym. Różnica nie polega więc na liczbie osób pracujących przy profilu, lecz na zakresie kontroli administracyjnej i możliwości przekazania podstawowej własności.
Co może właściciel profilu
Właściciel ma pełną kontrolę nad profilem. Może zarządzać informacjami, a także dodawać i usuwać użytkowników. Ma również możliwość usunięcia profilu. Właściciel podstawowy ma dodatkową funkcję: może przekazać podstawową własność innemu istniejącemu właścicielowi lub menedżerowi.
W praktyce rola właściciela powinna być przypisana osobie lub podmiotowi, który rzeczywiście ma odpowiadać za administrację profilem. Deweloper może mieć kilku właścicieli, lecz warto jasno ustalić, kto jest właścicielem podstawowym i kto podejmuje decyzje przy zmianie zespołu, agencji albo modelu obsługi. Taki porządek ogranicza ryzyko, że profil zostanie związany wyłącznie z prywatnym kontem jednej osoby.
Co może menedżer profilu
Menedżer może wykonywać większość codziennych działań operacyjnych. Może między innymi edytować informacje, zarządzać profilem w wyszukiwarce i Mapach Google oraz obsługiwać opinie i wpisy. To zakres przydatny dla pracownika marketingu, osoby odpowiedzialnej za bieżącą komunikację albo agencji wspierającej biuro sprzedaży.
Menedżer nie może jednak dodawać ani usuwać użytkowników oraz nie może usuwać profilu. Nie ma też uprawnienia do przekazania podstawowej własności. Dzięki temu można rozdzielić bieżącą obsługę od kluczowych decyzji administracyjnych. Odpowiedź na pytanie, jakie role można nadać użytkownikom, jest więc prosta: firma może przydzielać role właściciela lub menedżera, a wśród właścicieli wskazany jest jeden właściciel podstawowy.
Jak przyznać agencji dostęp bez przekazywania hasła
Agencja nie potrzebuje wspólnego hasła do konta dewelopera. Właściciel profilu może nadać dostęp indywidualnie, zapraszając konkretną osobę lub konto używane przez agencję. W ustawieniach profilu należy przejść do sekcji „Osoby i dostęp”, wpisać adres e-mail użytkownika, wybrać rolę właściciela albo menedżera i wysłać zaproszenie.
Każdy użytkownik korzysta wtedy z własnego konta Google. Firma nie przekazuje danych logowania, a lista osób z dostępem jest widoczna w ustawieniach profilu. To pozwala powiązać dostęp z konkretnym użytkownikiem i łatwiej ocenić, czy dana osoba nadal powinna wykonywać określone zadania.
Model współpracy oparty na indywidualnych kontach
Bezpieczny model współpracy zaczyna się od określenia, czego agencja faktycznie potrzebuje. Jeżeli ma aktualizować informacje, obsługiwać opinie i publikować wpisy, rola menedżera może odpowiadać tym zadaniom. Właściciela należy nadawać tylko wtedy, gdy użytkownik powinien mieć możliwość zarządzania innymi osobami, przekazywania własności albo wykonywania innych czynności administracyjnych.
Deweloper powinien zachować własność profilu, kontrolować adresy e-mail na liście użytkowników i ustalić, kto odbiera dostęp po zakończeniu współpracy. Nie należy udostępniać agencji ani pracownikom wspólnego hasła. Warto też pamiętać, że nazwy elementów interfejsu mogą różnić się zależnie od języka, typu profilu i aktualnego widoku Google, dlatego najważniejsza jest funkcja ustawień oraz sekcja zarządzania osobami i dostępem.
Kiedy wybrać rolę menedżera, a kiedy właściciela
Wybór roli powinien wynikać z rzeczywistego zakresu obowiązków, a nie wyłącznie z wygody. Jeżeli firma chce zachować kontrolę nad profilem biura sprzedaży, właściciel podstawowy powinien pozostać po jej stronie. Nie oznacza to, że agencja nie może wykonywać szerokiego zakresu prac. Oznacza natomiast rozdzielenie odpowiedzialności biznesowej od bieżącej obsługi marketingowej.
Menedżer jest odpowiednim zakresem dla osoby, która ma zarządzać informacjami profilu, opiniami, wpisami oraz jego obecnością w wyszukiwarce i Mapach Google, ale nie musi administrować użytkownikami ani usuwać profilu. Właściciel jest potrzebny tam, gdzie zakres odpowiedzialności obejmuje kontrolę nad dostępami i podstawowymi decyzjami administracyjnymi.
Przy zmianie odpowiedzialności właściciel podstawowy może przekazać podstawową własność istniejącemu właścicielowi lub menedżerowi. Nowy właściciel lub menedżer może przez 7 dni mieć ograniczony dostęp do niektórych funkcji administracyjnych. Zmianę warto więc zaplanować, zamiast przeprowadzać ją dopiero w sytuacji pilnej.
Odzyskiwanie kontroli nad profilem biura sprzedaży
Jeżeli profil biura sprzedaży jest przypisany do byłego pracownika, agencji albo innego podmiotu, najpierw należy sprawdzić, czy firma ma dostęp jako właściciel lub menedżer. Jeżeli nie, uprawniony przedstawiciel firmy może wysłać żądanie dostępu. Służy do tego procedura dostępna przez business.google.com/add, gdzie należy wyszukać firmę po nazwie i adresie, wybrać właściwy profil oraz skorzystać z opcji żądania dostępu.
Obecny właściciel otrzymuje powiadomienie i ma 3 dni na odpowiedź. Jeżeli zaakceptuje wniosek, firma uzyska dostęp zgodnie z przyznaną rolą. Przy braku odpowiedzi może pojawić się możliwość przejęcia profilu po dodatkowej weryfikacji wskazanej przez Google. Procedurę należy prowadzić jako właściciel firmy lub uprawniony przedstawiciel. Nie wolno składać nieprawdziwych deklaracji ani próbować przejmować profilu bez upoważnienia.
Samo odzyskanie dostępu nie rozstrzyga jeszcze, kto wewnętrznie odpowiada za dane, opinie, wpisy i przekazywanie zapytań do sprzedaży. Te obowiązki trzeba ustalić osobno, już po uporządkowaniu administracji profilu.
Co zrobić po odzyskaniu profilu
Po odzyskaniu kontroli warto przejrzeć wszystkie elementy dostępu i przypisać je do aktualnej struktury pracy. W szczególności należy:
- sprawdzić listę właścicieli, menedżerów i oczekujących zaproszeń;
- ustanowić właściciela podstawowego po stronie firmy;
- usunąć osoby, które nie powinny już mieć dostępu;
- ustalić, kto odpowiada za aktualność danych, opinie, wpisy i przekazywanie zapytań.
Jeżeli problem dotyczy usługi obszarowej, duplikatu, zawieszenia albo nieprawidłowej kwalifikacji biura, sama procedura żądania dostępu może nie wystarczyć. W takiej sytuacji dalsze działania mogą wymagać dodatkowego kontaktu z pomocą Google.
Lista kontrolna bezpieczeństwa dostępów
Porządek można utrzymać dzięki prostej, regularnej kontroli. Deweloper lub osoba odpowiedzialna za marketing powinna:
- prowadzić aktualną listę właścicieli, menedżerów i oczekujących zaproszeń;
- sprawdzać, czy zakres dostępu odpowiada aktualnym obowiązkom użytkownika;
- odbierać uprawnienia po zakończeniu współpracy lub zmianie odpowiedzialności;
- korzystać z indywidualnych kont Google zamiast wspólnego hasła;
- kontrolować adresy e-mail użytkowników oraz osoby odpowiedzialne za odbieranie dostępów.
Przy wielu biurach sprzedaży lub wielu profilach można korzystać z grup biznesowych. Trzeba jednak ostrożnie określać ich zakres, ponieważ użytkownik dodany do grupy może uzyskać dostęp do wszystkich obecnych i przyszłych profili umieszczonych w tej grupie. Zakres grupy powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom danej osoby lub podmiotu.
Jak połączyć zarządzanie profilem z obsługą zapytań
Aktualny profil biura sprzedaży powinien wspierać kontakt z właściwym miejscem i ułatwiać osobom zainteresowanym przejście do kolejnego etapu rozmowy. Sam dostęp do profilu nie zastępuje jednak uporządkowanego procesu obsługi zapytań. Marketing i sprzedaż powinny ustalić, kto reaguje na informacje, opinie oraz pytania, a także jak zapytania są przekazywane dalej.
Skuteczność działań warto rozpatrywać łącznie: z ofertą inwestycji, stroną internetową, wyszukiwarką mieszkań, materiałami sprzedażowymi, kampaniami reklamowymi, obsługą leadów i pomiarem wyników. Uporządkowanie dostępów jest jednym z elementów tego procesu, a nie samodzielną gwarancją sprzedaży.
Podsumowanie: firma powinna zachować własność Profilu Firmy Google biura sprzedaży, a pracownikom i agencjom nadawać indywidualne dostępy zgodnie z rzeczywistym zakresem obowiązków. Menedżer może obsługiwać większość działań operacyjnych, natomiast właściciel zachowuje kontrolę nad użytkownikami i kluczowymi zmianami. Warto regularnie przeglądać listę dostępów, ostrożnie korzystać z grup biznesowych i upewnić się, że profil dotyczy rzeczywistego biura sprzedaży, a nie pojedynczego lokalu. Skontaktuj się z INB Marketing, aby omówić stronę internetową lub marketing, który pomoże skuteczniej prezentować i sprzedawać inwestycję.
